Hilfe · Finanzen
Ausgaben & Vergütung
Bekommen Sie zurück, was Sie für die Band bezahlt haben, genehmigen Sie Ausgaben der Mitglieder, vereinbaren Sie, wie jedes Mitglied bezahlt wird, und zahlen Sie per QR-Code.
Wofür es da ist
Mitglieder bezahlen oft selbst für die Band – Diesel, ein Zugticket, Saiten, einen Proberaum. Unter Ausgaben reichen sie ein, was sie bezahlt haben, mit einem Foto des Belegs. Ein Band-Admin genehmigt es, und die Band erstattet es. Im Tab Vergütung eines Mitglieds hält die Band außerdem fest, wie es bezahlt wird (feste Gage pro Auftritt oder gleicher Anteil) – damit lassen sich die Auszahlungen eines Auftritts mit einem Klick ausfüllen.
Wann Sie es nutzen
- Sie haben auf dem Weg zum Auftritt Diesel oder Tickets bezahlt und möchten das Geld zurück.
- Sie genehmigen oder lehnen ab, was Mitglieder für die Band bezahlt haben.
- Sie vereinbaren mit einem Mitglied, wie viel es pro Auftritt bekommt.
- Sie bezahlen nach einem Auftritt die Musiker und möchten es schnell in der Banking-App erledigen.
Eine Ausgabe einreichen
Sie brauchen: Mitglied der Band sein. Ausgaben steht im Menü für alle mit Eigene Einnahmen sehen; wer alle Finanzen sieht, findet es als Tab unter Finanzen.
- Öffnen Sie Ausgaben und wählen Sie Neue Ausgabe.
- Füllen Sie Wofür, den Betrag und das Datum aus und wählen Sie eine Kategorie (Treibstoff, Reise, Unterkunft, Essen, Ausrüstung oder Sonstiges).
- War es für einen Auftritt, wählen Sie ihn unter Auftritt; sonst lassen Sie Nicht für einen Auftritt.
- Fügen Sie unter Beleg (Foto oder PDF) ein Foto oder PDF des Belegs hinzu – bis 10 MB.
- Wählen Sie Einreichen.
Ergebnis: Die Ausgabe steht auf Wartet auf Freigabe, und die Band-Admins werden benachrichtigt. Solange sie nicht geprüft ist, können Sie sie noch Bearbeiten oder Zurückziehen.
Eine Ausgabe genehmigen oder ablehnen
Sie brauchen: Die Berechtigung Ausgaben genehmigen (standardmäßig Band-Admin).
- Wählen Sie Ausgaben zur Freigabe unter den Schnellfiltern im Menü, den Eintrag im Dashboard oder die Benachrichtigung.
- Öffnen Sie den Beleg und prüfen Sie ihn.
- Wählen Sie Genehmigen – oder Ablehnen, schreiben Sie die Begründung und bestätigen Sie.
Ergebnis: Das Mitglied wird benachrichtigt. Eine genehmigte Ausgabe für einen Auftritt zählt zu den Kosten dieses Auftritts; eine ohne Auftritt wartet unter Genehmigt auf die Erstattung. Solange sie nicht bezahlt ist, können Sie eine genehmigte Ausgabe noch ablehnen oder eine abgelehnte genehmigen.
Ausgaben erstatten
Sie brauchen: Die Berechtigung Gagen & Ausgaben erfassen.
- Ausgaben für einen Auftritt werden mit der Auszahlung des Mitglieds erstattet: Auf der Seite Auszahlungen des Auftritts zeigt die Zeile des Mitglieds + … Ausgaben zu erstatten. Wenn Sie für dieses Mitglied Bezahlt am setzen (oder Alle als heute bezahlt markieren) und Speichern wählen, werden auch seine Ausgaben als bezahlt markiert.
- Ausgaben ohne Auftritt: Filtern Sie unter Ausgaben nach Genehmigt und wählen Sie Als erstattet markieren, sobald Sie das Geld überwiesen haben.
- Versehentlich markiert? Wählen Sie Noch nicht erstattet.
Ergebnis: Die Ausgabe steht mit Datum auf Bezahlt. Die Ausgaben des Jahres unter Finanzen enthalten genehmigte Ausgaben; die ohne Auftritt nennt der Hinweis unter der Kachel.
Vereinbaren, wie ein Mitglied bezahlt wird
Sie brauchen: Alle Finanzen sehen, um es zu sehen, Gagen & Ausgaben erfassen, um es zu ändern. Mitglieder sehen immer ihre eigene Vergütung.
- Öffnen Sie Mitglieder, wählen Sie das Mitglied und den Tab Vergütung.
- Wählen Sie unter Wie bezahlt wird Feste Gage pro Auftritt (und geben Sie den Betrag ein), Gleicher Anteil am Auftritt oder Nichts vereinbart / individuell.
- Ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz und wählen Sie Speichern.
- Wählen Sie auf der Seite Auszahlungen eines Auftritts Vereinbarte Beträge eintragen: Zuerst werden feste Gagen eingetragen, dann wird der Rest der Gage nach Kosten gleichmäßig auf die Mitglieder mit Anteil verteilt. Aushilfen und Mitglieder ohne Vereinbarung bleiben unverändert.
Ergebnis: In jeder Zeile der Auszahlungsseite steht, was vereinbart ist. Vor dem Speichern können Sie jeden Betrag noch von Hand ändern.
Ihr Bankkonto eintragen
- Öffnen Sie das Kontomenü, wählen Sie Profil und den Tab Vergütung.
- Geben Sie Ihr Bankkonto ein – eine tschechische Kontonummer wie 19-2000145399/0800 oder eine IBAN – und, falls es nicht Ihr eigener Name ist, den Kontoinhaber.
- Wählen Sie Speichern.
Ergebnis: Auf der Seite Auszahlungen eines Auftritts sehen alle, die Ihre Angaben sehen dürfen, neben Ihrem Namen einen QR-Knopf. Er zeigt einen QR-Zahlungscode über den Betrag, den die Band Ihnen schuldet (Gage plus Ausgaben) – die tschechische QR-Zahlung für CZK, den europäischen SEPA-Code für EUR. Pulse überweist selbst nie Geld; die Band scannt den Code in ihrer Banking-App und wählt dann Heute als bezahlt markieren.
Berechtigungen und Grenzen
- Jedes Mitglied kann eigene Ausgaben einreichen und verfolgen. Andere Mitglieder sehen sie nie.
- Ausgaben genehmigen genehmigt und lehnt Ausgaben ab (standardmäßig Band-Admin; unter Einstellungen → Berechtigungen können Sie es weiteren Rollen geben). Wer es hat, und wer Alle Finanzen sehen hat, sieht alle Ausgaben und Belege der Band.
- Gagen & Ausgaben erfassen markiert Ausgaben als bezahlt und ändert vereinbarte Vergütungen (standardmäßig Band-Admin und Band-Manager).
- Die vereinbarte Vergütung sieht das Mitglied und Alle Finanzen sehen (standardmäßig Band-Admin und Band-Manager).
- Bankkonten sehen nur die Person selbst und Sensible Angaben sehen (Geburtsdatum, Notfallangaben) (standardmäßig Band-Admin) – nur sie sehen daher den QR-Code auf der Auszahlungsseite.
- Neue Ausgaben und vereinbarte Vergütung brauchen den Tarif Pro; bereits eingereichte Ausgaben lassen sich weiter genehmigen und erstatten – siehe Tarife.
Beispiele
Diesel zum Festival
Jana fährt zum Festival und bezahlt den Diesel. Unter Ausgaben wählt sie Neue Ausgabe, gibt „Diesel zum Festival“ und den Betrag ein, wählt unter Auftritt das Festival und fotografiert den Beleg. Der Admin genehmigt sie. Nach dem Auftritt zeigt Janas Auszahlungszeile ihre Gage + Ausgaben zu erstatten; der Admin scannt den QR-Code, zahlt beides in einer Überweisung und wählt Heute als bezahlt markieren und Speichern.
Häufige Fehler
- Bei einer Ausgabe für einen Auftritt keinen Auftritt wählen – sie wird dann getrennt statt mit der Auszahlung erstattet und zählt nicht zu den Kosten des Auftritts.
- Ohne klare Begründung ablehnen – das Mitglied sieht nur, was Sie schreiben.
- Eine Auszahlung als bezahlt markieren, aber auf der Auszahlungsseite nicht Speichern wählen – dann bleiben auch die Ausgaben unbezahlt.
Fehlerbehebung
Neben einem Mitglied fehlt auf der Auszahlungsseite der QR-Knopf.
Das Mitglied hat im Tab Vergütung seines Profils kein Bankkonto eingetragen, Sie haben Sensible Angaben sehen nicht, die Auszahlung ist schon bezahlt, oder es gibt nichts zu zahlen. Der QR-Code funktioniert für CZK und EUR; bei anderen Währungen zeigt das Fenster das Konto zum Kopieren.
Ich kann meine Ausgabe nicht mehr ändern.
Sobald eine Ausgabe genehmigt oder abgelehnt ist, kann nur ein Band-Admin die Entscheidung ändern. Fragen Sie ihn, oder ziehen Sie eine abgelehnte Ausgabe zurück und reichen Sie eine neue ein.
Eine genehmigte Ausgabe erscheint nicht auf der Auszahlungsseite des Auftritts.
Prüfen Sie, ob bei der Ausgabe der richtige Auftritt gewählt ist. Angezeigt werden nur genehmigte und bezahlte Ausgaben, keine, die noch auf Freigabe warten.