Hilfe · Termine
Terminplanung
Schlagen Sie mehrere Daten vor, lassen Sie die Band sagen, welche passen, und machen Sie aus den besten echte Termine.
Wofür es da ist
Mit einer Terminumfrage finden Sie ein Datum, das allen passt – für eine Probe, einen Auftritt oder etwas anderes. Die Mitglieder beantworten jeden vorgeschlagenen Termin, Sie sehen die Ergebnisse auf einen Blick, und aus den gewählten Daten werden echte Termine, in denen die Antworten aller bereits eingetragen sind.
Wann Sie es nutzen
- Sie brauchen einen Probentermin und wissen nicht, wer Zeit hat.
- Ein Veranstalter bietet mehrere Daten an und Sie möchten wissen, an welchem die Band spielen kann.
- Sie planen ein Bandtreffen, ein Fotoshooting oder einen Aufnahmetag.
Eine Umfrage erstellen
Sie brauchen: Die Berechtigung Termine erstellen.
- Öffnen Sie Terminplanung und wählen Sie Neue Umfrage.
- Wählen Sie unter Was planen wir? Probe, Auftritt oder Sonstiges. Titel und Standardzeiten richten sich nach Ihrer Wahl; ändern Sie sie bei Bedarf.
- Füllen Sie optional Ort und eine Notiz für die Band aus.
- Legen Sie die Standardzeit fest (Von und Bis) und wählen Sie dann die Tage im Kalender. Jeder Tag erhält die Standardzeit.
- Unter Vorgeschlagene Termine können Sie eine Uhrzeit ändern, mit Weitere Uhrzeit hinzufügen eine zweite Uhrzeit am selben Tag anlegen oder einen Termin Entfernen. Auf alle Termine anwenden überträgt die Standardzeit auf alle.
- Lassen Sie Mitglieder benachrichtigen angehakt und wählen Sie Umfrage erstellen.
Ergebnis: Die Umfrage öffnet sich und die Bandmitglieder werden gebeten, die Termine zu markieren, die ihnen passen.
Eine Umfrage beantworten
- Öffnen Sie Terminplanung oder den Schnellfilter Offene Umfragen im Menü. Die Liste zeigt, wie viele Termine Sie beantwortet haben.
- Öffnen Sie die Umfrage. Wählen Sie unter Ihre Antworten für jeden Termin Verfügbar, Vielleicht oder Nicht verfügbar.
- Wählen Sie dieselbe Antwort noch einmal, um sie zu löschen. Antworten werden sofort gespeichert.
Ergebnis: Ihre Antworten fließen in die Ergebnisse ein. Sie können sie ändern, solange die Umfrage offen ist.
Die Ergebnisse lesen
- Unter Ergebnisse zeigt jeder Termin einen Balken und wie viele können, vielleicht können und nicht können.
- Alle können markiert einen Termin, der allen Mitgliedern passt; Beste Wahl markiert die Termine mit den meisten positiven Antworten.
- Ein Hinweis wie Hat an diesem Tag eine Einschränkung nennt Mitglieder, deren nicht verfügbare Tage oder Wochentage auf dieses Datum fallen.
- Zeigt Ihre Band einzelne Antworten an, sehen Sie neben jedem Termin auch Namen und wer Noch nicht geantwortet hat.
Aus Daten Termine machen
Sie brauchen: Die Berechtigung Termine erstellen.
- Haken Sie unter Ergebnisse die Termine an, die Sie übernehmen möchten.
- Entscheiden Sie, ob Sie Mitglieder über die neuen Termine benachrichtigen und ob Sie die Umfrage schließen möchten.
- Wählen Sie Termine erstellen.
Ergebnis: Jedes angehakte Datum wird ein Termin der Art der Umfrage, mit deren Titel, Ort und Notiz. Die Antworten aller werden als ihre Verfügbarkeit übernommen. Auftritte werden als Vorläufig angelegt, bis der Veranstaltungsort bestätigt. Beim Datum steht dann Termin erstellt mit einem Link dorthin.
Erinnern, schließen, wieder öffnen oder löschen
Sie brauchen: Die Berechtigung Termine erstellen.
- Öffnen Sie die Umfrage.
- Alle erinnern, die noch nicht geantwortet haben schickt eine Erinnerung an Mitglieder, die noch nicht alle offenen Termine beantwortet haben.
- Umfrage schließen beendet die Abstimmung. Umfrage wieder öffnen erlaubt wieder Antworten.
- Umfrage löschen entfernt die Umfrage und ihre Antworten. Daraus erstellte Termine bleiben bestehen.
Berechtigungen und Grenzen
- Alle, die Termine sehen können (Termine ansehen), sehen auch Umfragen.
- Antworten erfordert Eigene Verfügbarkeit angeben (alle Standardrollen haben das).
- Umfragen erstellen, in Termine umwandeln, erinnern, schließen und löschen erfordert Termine erstellen (standardmäßig Band-Admin und Band-Manager).
- Ob Mitglieder die Antworten der anderen sehen oder nur die Summen, ist eine Bandeinstellung. Wer Verfügbarkeit aller sehen hat, sieht immer alle Antworten.
- Vergangene Termine und Daten, aus denen bereits Termine wurden, können nicht mehr beantwortet werden.
Beispiele
Zwei Proben vor einer Tour
Erstellen Sie eine Umfrage vom Typ Probe mit fünf Abenden in den nächsten zwei Wochen. Wenn alle geantwortet haben, haken Sie die zwei mit Alle können oder Beste Wahl markierten Termine an und wählen 2 Termine erstellen mit angehaktem Umfrage schließen.
Ein Festival bietet drei Slots an
Erstellen Sie eine Umfrage vom Typ Auftritt mit den drei Daten und dem Festival als Ort. Nachdem die Band geantwortet hat, machen Sie aus dem besten Datum einen Termin – er wird als Vorläufig angelegt. Bestätigen Sie ihn, sobald das Festival zusagt.
Häufige Fehler
- Die Umfrage zu schließen, bevor alle geantwortet haben. Nutzen Sie vorher Alle erinnern, die noch nicht geantwortet haben.
- Mitglieder benachrichtigen nicht anzuhaken – dann weiß niemand, dass es die Umfrage gibt.
- Denselben Tag zweimal mit derselben Uhrzeit vorzuschlagen. Jede Uhrzeit an einem Tag muss unterschiedlich sein.
Fehlerbehebung
Die Antwortschaltflächen sind ausgegraut.
Die Umfrage ist geschlossen, das Datum liegt in der Vergangenheit oder aus dem Datum wurde bereits ein Termin. Bitten Sie bei Bedarf die Person, die die Umfrage erstellt hat, sie wieder zu öffnen.
Umfrage erstellen meldet einen Fehler zu den markierten Feldern.
Jeder Termin braucht eine Startzeit, und dieselbe Uhrzeit darf an einem Tag nicht zweimal vorkommen. Wählen Sie mindestens einen Tag im Kalender.
Ich sehe nur Summen, nicht wer was geantwortet hat.
Ihre Band zeigt einzelne Antworten nur Admins. Fragen Sie einen Band-Admin, wenn Sie es wissen müssen.
Wie füge ich einer bestehenden Umfrage ein Datum hinzu?
Umfragen lassen sich nach dem Erstellen nicht mehr ändern. Erstellen Sie eine neue Umfrage mit den zusätzlichen Daten oder löschen Sie die alte und beginnen Sie neu.