Hilfe · Termine

Verfügbarkeit

Sagen Sie der Band, ob Sie zu einem Termin kommen können, sehen Sie, wer sonst kommt, und informieren Sie Ihre Bandkollegen über regelmäßige Verpflichtungen und Urlaub.

Wofür es da ist

Für jeden Termin antwortet jedes Mitglied mit Verfügbar, Vielleicht oder Nicht verfügbar. Die Antworten zeigen, wer spielen kann, helfen Admins bei Besetzung und Transportplanung und bestimmen, wer erinnert wird. Ihre regelmäßigen Verpflichtungen und Ihr Urlaub (Ihre Verfügbarkeitsregeln) erscheinen als Hinweise neben Terminen, damit die Band es schon vorher weiß.

Wann Sie es nutzen

Ein neuer Termin erscheint und die Band muss wissen, ob Sie kommen können.
Ihre Pläne ändern sich und Sie müssen Ihre Antwort ändern.
Sie fahren in den Urlaub oder können an einem bestimmten Wochentag nie spielen.
Als Admin: Sie möchten sehen, wer noch nicht geantwortet hat, und daran erinnern.

Auf einen Termin antworten

Öffnen Sie den Termin über Übersicht → Handlungsbedarf oder über Termine.
Wählen Sie in der Karte Ihre Verfügbarkeit Verfügbar, Vielleicht oder Nicht verfügbar. Ihre Antwort wird sofort gespeichert.
Schreiben Sie bei Bedarf eine Notiz, zum Beispiel „kann um 20:00 da sein“, und wählen Sie Notiz speichern.

Ergebnis: Ihre Antwort ist gespeichert und wird in der Karte Verfügbarkeit des Termins gezählt. Nach dem Antworten erscheint sie als kleines Etikett in der Karte Details des Termins.

Antwort oder Notiz ändern

Öffnen Sie den Termin.
Wählen Sie in der Karte Details neben Ihrer Antwort Ändern.
Wählen Sie eine andere Antwort oder bearbeiten Sie die Notiz und wählen Sie Notiz speichern.

Ergebnis: Die neue Antwort ersetzt die alte. Sie können sie jederzeit ändern.

Die Antworten aller sehen

Öffnen Sie den Termin und wählen Sie in der Karte Verfügbarkeit Alle anzeigen.
Balken und Zahlen oben zeigen, wie viele aller aktiven Mitglieder ja, vielleicht und nein gesagt haben.
Die Liste zeigt für jede Person die Antwort, die Notiz, wann sie geantwortet hat (Geantwortet) und wann sie den Termin zuerst geöffnet hat (Gesehen). Hinweise aus ihren Verfügbarkeitsregeln erscheinen unter dem Namen.

Ergebnis: Sie wissen, wer kommt. Blendet die Band einzelne Antworten aus, sehen Sie nur die Summen und Ihre eigene Antwort.

An fehlende Antworten erinnern

Sie brauchen: Die Berechtigung Erinnerungen senden oder Termine bearbeiten.

Öffnen Sie den Termin.
Wählen Sie in der Karte Admin-Werkzeuge … fehlende Antworten anmahnen (die Schaltfläche zeigt, wie viele Personen noch nicht geantwortet haben).

Ergebnis: Jedes aktive Mitglied ohne Antwort erhält eine Erinnerung (in der App, per E-Mail oder beides, je nach seinen Benachrichtigungseinstellungen). Wenn alle geantwortet haben, zeigt die Schaltfläche Alle haben geantwortet.

Für ein Mitglied antworten

Sie brauchen: Die Berechtigung Termine bearbeiten.

Öffnen Sie den Termin und wählen Sie in der Karte Verfügbarkeit Alle anzeigen.
Öffnen Sie neben dem Mitglied das Antwortmenü und wählen Sie seine Antwort.

Ergebnis: Die Antwort wird für das Mitglied gespeichert, zum Beispiel wenn es Ihnen telefonisch Bescheid gegeben hat.

Regelmäßige Verpflichtungen und Urlaub eintragen

Öffnen Sie Ihr Profil und gehen Sie zum Tab Verfügbarkeit.
Wählen Sie Regel hinzufügen und die Art: Jede Woche am… (Tage wählen), Für einen Zeitraum abwesend (Von und Bis wählen) oder Keine Reisen mit Übernachtung.
Wählen Sie bei wöchentlichen Regeln und Zeiträumen Nicht verfügbar oder Vielleicht.
Fügen Sie bei Bedarf eine Notiz hinzu, zum Beispiel „Chorprobe“.
Wählen Sie unten auf der Seite Speichern.

Ergebnis: Ihre Regeln erscheinen im Tab Verfügbarkeit Ihrer Mitgliederseite und als Hinweise neben passenden Terminen und in der Terminplanung. Sie antworten nie für Sie – Sie antworten weiterhin auf jeden Termin.

Berechtigungen und Grenzen

Für die eigene Verfügbarkeit ist Eigene Verfügbarkeit angeben nötig (alle Standardrollen haben das).
Um die einzelnen Antworten aller zu sehen, ist Verfügbarkeit aller sehen nötig (standardmäßig Band-Admin, Band-Manager und Tourmanager), es sei denn, die Bandeinstellung Wer einzelne Verfügbarkeitsantworten sehen kann steht auf Alle Mitglieder. Standardmäßig sehen nur Admins sie; andere sehen die Summen und ihre eigene Antwort.
Für jemand anderen zu antworten erfordert Termine bearbeiten (standardmäßig Band-Admin und Band-Manager).
Erinnerungen zu senden erfordert Erinnerungen senden oder Termine bearbeiten (standardmäßig Band-Admin, Band-Manager und Tourmanager).
Ihre Verfügbarkeitsregeln sind für Ihre Bandkollegen in allen Ihren Bands sichtbar. Nur Sie können sie ändern.

Beispiele

Zwei Wochen Urlaub

Fügen Sie eine Regel Für einen Zeitraum abwesend vom ersten bis zum letzten Tag hinzu, Status Nicht verfügbar, Notiz „Urlaub“. Plant ein Admin in dieser Zeit einen Auftritt, sieht er „Abwesend …“ neben Ihrem Namen, noch bevor er fragt.

Sie können kommen, aber später

Wählen Sie Verfügbar und schreiben Sie „kann um 20:00 da sein“ in die Notiz. Die Admins sehen die Notiz in der Verfügbarkeitsliste.

Sie können nicht übernachten

Fügen Sie die Regel Keine Reisen mit Übernachtung hinzu. Sie erscheint als „Keine Übernachtung möglich“ nur bei Terminen, für die die Band eine Unterkunft plant.

Häufige Fehler

Mit der Antwort warten, bis Sie sicher sind. Antworten Sie jetzt mit Vielleicht und ändern Sie es später – dann weiß die Band, dass Sie den Termin gesehen haben.
Eine Notiz schreiben, ohne vorher eine Antwort zu wählen. Die Notiz wird zusammen mit einer Antwort gespeichert, wählen Sie also zuerst eine.
Glauben, eine Urlaubsregel antworte für Sie. Regeln sind nur Hinweise; jeder Termin braucht trotzdem Ihre Antwort.
Regeln bearbeiten und die Profilseite verlassen, ohne Speichern zu wählen.

Fehlerbehebung

Ich sehe die Antwortschaltflächen nicht.

Nach Ihrer Antwort werden die Schaltflächen ausgeblendet – wählen Sie in der Karte Details neben Ihrer Antwort Ändern. Sehen Sie sie nie, fehlt Ihrer Rolle Eigene Verfügbarkeit angeben; fragen Sie Ihren Band-Admin.

Ich sehe nur Zahlen, nicht wer kommt.

Ihre Band zeigt einzelne Antworten nur Admins. Sie sehen die Summen und Ihre eigene Antwort. Ein Band-Admin kann das unter Einstellungen → Sichtbarkeit ändern.

Die Erinnerungsschaltfläche lässt sich nicht auswählen.

Alle haben bereits geantwortet, es gibt also niemanden zu erinnern.

Meine Regel erscheint nicht neben einem Termin.

Eine Regel erscheint nur, wenn sie zum Datum des Termins passt (Wochentag oder Zeitraum). Keine Reisen mit Übernachtung erscheint nur, wenn für den Termin eine Unterkunft geplant ist. Prüfen Sie, ob Sie Ihr Profil gespeichert haben.

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